Caracteristica cea mai importantă a unui spatiu de birou bine proiectat este funcţionalitatea acestuia.

Produsul de baza al oricarei activitati de birou este documentul. Ca orice produs si documentul are un ciclu de viata, ce cuprinde urmatoarele etape: Creatie - Imprimare- Finisare- Distributie- Arhivare- Distrugere . 

Pentru realizarea acestui ciclu, este necesar ca biroul nostru sa fie dotat cu diferite echipamente hardware si insotite de solutii software.

Alegerea echipamentelor de birou si a software-ului necesită o examinare atentă a nevoilor Dvs. Trebuie luati in considerare mai multi factori, cum ar fi numărul de utilizatori şi volumul de utilizare, nevoile specifice ale diferitelor departamente ale companiei (vânzări, operaţiuni, finanţe), fluxul documentelor, controlul costurilor de printare, modul in care doriti sa pastrati documentele, pastrarea confidentialitatii informatiei, etc.

In continuare va oferim cateva sfaturi practice privind modul in care puteti alege echipamentele si software-ul necesar desfasurarii activitati:

Nota:

• fie ca achizitionati un echipament, sau un produs software,  asigurati-va ca beneficiati de suport tehnic ulterior vanzarii!
• Produsele si solutiile software trebuie achizitionate din surse autorizate si insotite de licente!

1.   Crearea documentelor:

Echipamente necesare

• Desktop PC - este de preferat daca afacerea dumneavoastra nu presupune lucrul in afara biroului; pretul este unui desktop PC este mai redus decat cel al unui laptop cu performante asemanatoare;  
• Laptop - de preferat dacă afacerea dumneavoastră implică călătorii frecvente; laptopul va permite să lucrati cand sunteti in deplasare, şi poate functiona ca un desktop atunci când sunteti la birou.

Cele mai importante caracteristici pe care trebuie sa le urmariti in alegerea unui PC Desktop sau Laptop sunt:

• Brand-ul: este de obicei garantia fiabilitatii, ferindu-va de defectiuni dese.
• Procesorul: da puterea de calcul a sistemului contribuind la viteza de rulare a aplicatiilor
• Discurile de stocare (HDD): este bine sa optati pentru sisteme cu 2 discuri in configuratie RAID 1 (functionare in oglinda) pentru protectia datelor (in cazul in care se defecteaza un disc, va ramane o copie a documentelor pe cel de-al doilea disc).
• Memoria RAM: trebuie adaptata aplicatiilor care ruleaza pe computer. Un sistem cu memorie RAM insuficenta determina folosirea in exces a discului si incarcarea aplicatiilor in memorie foarte lent.

Software necesar:

• Sistemul de operare
• Aplicatii Office
• Antivirus si antispam
• Alte aplicatii specifice afacerii dumneavoastra

Este bine sa achizitionati sistemul de operare, Office si antivirus impreuna cu calculatorul pentru ca licentele OEM, achizitionate cu un sistem de calcul nou, au pretul mai redus decat variantele RETAIL, ce se pot achizitiona ulterior.

2.   Imprimarea/ multiplicarea documentelor

S-a constatat ca intre doua documente cu continut identic il alegem pe acela cu impact vizual mai mare(calitate buna a imprimarii, culoare, hartie de calitate). De aceea, alegerea corecta a echipamentelor pentru imprimarea si multiplicarea documentelor este deosebit de importanta si are influenta directa asupra afacerii Dvs.

Cele mai raspandite tehnologii de formare si imprimare pe hartie a imaginii sunt:

• Laser-  recomandata in mediile de lucru profesionale, unde viteza si volumul de printare sunt importante; calitate buna a imprimarii alb negru sau color(text, grafice, desene, fotografii...)
• Gel, Jet de cerneala- recomandate unor medii de lucru mai putin solicitante; calitate buna a imprimarii alb negru sau color (text, grafice, desene, fotografii...)
• Matriciale-  recomanadate pentru tiparirea textelor cum ar fi facturile fiscale;
• Cerneala si matrita- recomandata pentru tiparirea in volum mare a unui document (tipizate, carti, cursuri) si nu necesita hartie de calitate;

Echipamente:

Cateva criterii de alegere: - volumul de lucru, tipul si formatul de hartie folosit(A4,A3, letter,etc), viteza de tiparire, printare alb negru sau color, lucrul in retea, costul exploatarii

Imprimanta- aceasta poate fi utilizata local(de catre un singur utilizator, de exemplu atunci cand ne desfasuram activitatea intr-un compartiment ce vehiculeaza documente confidentiale) sau in retea(utilizata de catre mai multi utilizatori);

Echipament multifunctional- recomandat pentru lucrul de acasa(spatiu de lucru limitat) sau pentru lucrul in cadrul departamentelor; functie de nevoi, aceste echipamente pot ingloba doua sau mai multe functiuni si anume: imprimanta - copiator - scaner -  fax; datorita software-ului ce insotesc aceste echipamente, atat costurile exploatarii cat si securitatea documentelor printate sunt asigurate;

Multiplicator digital cu matrita si cerneala- recomandat pentru lucrari gen tipografic; se pot executa, cu costuri extrem de reduse, carti, manuale, tipizate.

3.    Finisarea documentelor- modul in care sunt realizate documentele noastre, poate imbunatatii intr-un mod spectaculos impactul acestora asupra celor catre care se adreseaza. De cele mai multe ori, intre doua documente, cu continut identic, il alegem pe cel a carui prezentare este mai interesanta(calitatea imprimarii, prezenta culorii, modul de indosariere, legarea documentelor, etc). O solutie profesionala de finisare a documentelor o poate constitui echipamentele oferite de catre Fellowes.

4.   Distributia electronica(e-mail) a documentelor si a informatiilor-  pentru transmiterea documentelor si a informatiilor confidentiale, importante, utilizati solutiile software create de catre Cryptozone. Informatia este criptata, securizata, astfel incat numai destinatarul acesteia va putea avea acces. De asemenea puteti limita accesul  angajaţilor dumneavoastră (expediţie, editare, salvare şi imprimare), atunci când acestia lucreaza cu informatii confidentiale.

5.    Procesarea automata a formularelor- este esenţială pentru companiile care prelucrează volume mari de documente tipizate. Cu procesarea automată a formularelor, costurile scad iar viteza creşte. Pe lângă acestea, procesarea automată a documentelor tipizate creşte calitatea activităţii de procesare. Documentele pot fi atât electronice (fax, email, web), dar şi hârtie completată de mână sau tipărită.

6.    Arhivarea documentelor- in zilele noastre, afacerile au nevoie de memorarea si stocarea  documentelor fie din motive legale sau din alte motive la fel de importante. Arhivarea manuală înseamnă consum de timp şi uneori nu este foarte sigură. Intr-o companie competitiva timpul este esential si nu poate fi pierdut cu arhivarea şi stocarea de date. Arhivand electronic documentele cu ajutorul DigiDocFlow® se pot obţine arhive digitale intr-un timp foarte scurt, fără efort şi cu maximă acurateţe. De asemenea cautarea in arhiva astfel obtinut se face  extrem de usor.

7.    Distrugerea documentelor-  documentele al caror ciclu de viata s-a incheiat pot contine informatii importante despre Dvs. sau despre companie. Frauda de identitate este o infractiune cu o rata continua de crestere. Prin distrugerea tuturor datelor confidentiale inainte de a le arunca, reduceti in mod semnificativ sansele ca organizatia Dvs, clientii sau colegii sa devina victime. O solutionare profesionala a acestei probleme o constituie echipamentele oferite de catre Fellowes.

8.   Controlul costurilor de exploatare- Equitrac este o solutie server-based de management al printurilor si contabilizare a costurilor. Monitorizeaza numarul de copii, printuri, faxuri si scanari a userilor pe departamente, grupuri sau organizatii. Documentele pot fi directionate spre diverse printere din retea pe baza unor reguli definite de administrator cum ar fi costuri sau volume de lucru.  Monitorizeaza starea intregului parc de echipamente multifunctionale din retea ajutand astfel la  controlul costurilor printarii si a hardware pe departamente.