Cum pot securiza datele transmise pe e-mail?
Deoarece comunicatia dintre serverele de email se realizeaza în cele mai multe cazuri necriptat, cea mai sigura metoda de transmitere securizata a datelor prin email este folosirea unui software care cripteaza emailul de indata ce apasati butonul Send/Trimite. Astfel emailul este protejat din primul moment în care pleaca de la expeditor si pana ce este receptionat de destinatar si decriptat.
Cum sa-ti alegi multifunctionalul potrivit
Am nevoie de un copiator sau de un echipament multifunctional? Color sau alb-negru?
In zilele noastre aproape toate copiatoarele digitale sunt vandute sub numele de multifunctionale pentru ca pot indeplinii si alte functii in afara de copiere, cum ar fi: printare si scanare locala sau in retea si fax. Aceste module sunt incorporate in echipament sau pot exista ca si accesorii optionale, ceea ce inseamna ca va puteti decide si dupa cumparare daca doriti sa adaugati noi functii echipamentului.
Avand un echipament conectat in retea inseamna ca permiteti colegilor sa printeze sau sa scaneze din fata propriului lor computer. Pentru ca echipamentul are la baza un copiator, utilizatorii pot face seturi de documente colationate pe care le pot capsa sau perfora fara a pleca din fata calculatorului.
Se vehiculeaza in mod curent ideea ca odata cu adaugarea de noi functionalitati va scadea si fiabilitatea copiatorului. Este o perceptia eronata, deoarece in ultima vreme producatorii, inclusiv Gestetner, au facut progrese importante in aceasta privinta. Este adevarat ca cei care se bazeaza pe un singur echipament pentru copiere, printare, scanare si fax, in cazul unei defectiuni, pot pierde temporar una sau mai multe functionalitati.
Pe de alta parte, folosirea unui multifunctional implica o serie de avantaje: se economiseste spatiu in birou, scade numarul de tipuri de materiale consumabile ce trebuie cumparate, implicit numarul de furnizori, ceea ce duce la scaderea numarului de facturi ce intra in Contabilitate. Este importanta tehnologia care sta la baza functionarii unui echipament de birou. Echipamentele bazate pe tehnologier laser sunt capabile sa realizeze volume mari de documente la costuri scazute, avand o fiabilitate remarcabila. Echipamentele cu jet de cerneala, comparativ cu cele laser au preturi de achizitie mai scazute, dar productivitatea lor este mai redusa, iar costul pe pagina printata, mai ridicat.
In acelasi timp trebuie sa decideti daca doriti un echipament color sau monocrom (alb-negru).
Pentru companiile care au nevoie de copiere / printare monocolor si scanare color exista echipamente monocolor cu capabilitatea de scanare color. La echipamentele color de la Gestetner exista optiunea de a selecta modul de lucru (color sau monocolor), economisindu-se astfel banii pentru consumabilele color, evident mai scumpe decat aferente modului de lucru monocolor.
Cum aleg echipamentul in functie de volumul lunar de lucru ?
Odata cu stabilirea functiilor de care aveti nevoie trebuie sa va ganditi la volumul lunar de lucru.
In cazul in care aveti deja un copiator puteti determina volumul lunar cu ajutorul contorului sau, sau numarand topurile de hârtie consumate lunar. In cazul in care nu aveti un echipament de birou, incercati sa estimati numarul de copii sau printuri tinand cont de activitatea dumneavoastra. La cifra estimativa a volumului de lucru adunati inca 15-20% pentru a acoperi eventualele cresteri neasteptate ale acestuia. Suprasolicitarea copiatorul / multifunctionalului este cea mai rapida cale catre defectiuni neasteptate si reparatii costisitoare. Este de preferat sa alocati o suma mai mare de bani achizitionarii unui echipament usor supradimensionat, evitand astfel defectarea sa pentru o lunga perioada de timp.
Cat de rapid trebuie sa fie?
Viteza copiatoarelor / imprimantelor se masoara in copii pe minut (cpm) / pagini pe minut (ppm), acestea insemnand numarul de pagini de format A4 sau letter pe care echipamentul le poate produce intr-un minut, atunci cand functioneaza la viteza maxima. Copiatoarele se impart in trei segmete: copiatoare cu viteza de pana la 25 pagini pe minut, copiatoare cu viteza cuprinsa intre 25 si 50 pagini pe minut si copiatoare cu viteza de peste 50 pagini pe minut. In cele mai multe birouri se gasesc echipamente ce au viteza de pana la 40 ppm.
Exista copiatoare / printere capabile sa copieze / printeze in mod automat pe ambele fete ale hartiei (fata-verso), sa sorteze documentele, sa le capseze si sa le perforeze dar toate aceste operatiuni vor incetini procesul de copiere. Inca un aspect important legat de viteza este timpul necesar pentru prima copie. Daca stiti ca urmeaza sa faceti multe copii o singura data, este important sa aflati timpul de iesire al primei copii, care este specificat (de obicei) de catre producator.
Evaluati echipamentele
In functie de model, functia de imprimare dintr-un multifunctional poate fi la fel de buna sau mai buna decat a unei imprimante dedicate. Acelasi lucru este adevarat si pentru un multifunctional care copiaza, trimite faxuri si scaneaza.
Odata ce ati stabilit nevoile: color sau monocrom, volumul lunar de lucru, viteza, necesitatea conectivitatii in retea si alte functii este timpul sa ne cautati.
