Mailroom - Procesarea automată a documentelor

Mailroom - Procesarea automată a documentelor

Introducere

Mailroom este numele dat unui set de servicii operaţionale care exploatează ultimele tehnologii IT şi de captură a documentelor pentru a veni în întâmpinarea companiilor a căror activitate depinde de procesarea informaţiilor în format electronic sau pe hârtie. La fel cum o cameră de corespondenţă obişnuită oferă mecanisme de capturare, prioritizare, rutare şi livrare a plicurilor poştale, mailroom-ul digital reprezintă un set de funcţii care acţionează şi garantează un set extins de servicii pentru emailuri, faxuri, pagini web, mesaje text sau scrise pe hârtie. Avantajele principale ale mailroom-ului digital constau în oferirea unei viteze semnificativ mai mare de procesare, flexibilitate şi securitate, şi implicit economia de resurse prin exploatarea sistemelor IT.

Utilizatorii se confruntă cu o nouă alegere. Pot continua să pretindă că toate datele lor sunt deja în format electronic, pot aştepta încă 10 ani pentru un sistem EDI (Electronic Data Interchange) cu tehnologie de ultimă generaţie care să vindece planeta, sau pot fi pragmatici, adoptând soluţiile de digital mailroom pentru a conecta lumea reală cu oameni, hârtii şi proceduri, de sistemele „back office".

Soluţiile de mailroom digital s-au născut din incidenţa Internetului, scanarea rapidă şi distribuită, recunoaşterea optică a caracterelor tot mai performantă şi software-ul de indexare automată. Acestea s-au combinat cu servicii de externalizare, email, arhivare, call center-e, ERP, pentru a crea o nouă generaţie de mailroom.

Pe vremuri, poşta era livrată doar la sediul central, fizic, sortată manual, direcţionată către biroul căruia îi era destinat şi deschisă în ordinea în care era primită. Era procesată în aceeaşi ordine şi transferată fizic către un lucrător deoarece procesele erau iniţiate şi urmărite manual. Rezultatul era determinat după ce toate hârtiile relevante erau asamblate. Acţiunile corespunzătoare erau executate, cum ar fi desemnarea sarcinilor către alţii, telefoane sau plicuri de răspuns. Aceste acţiuni erau procese predefinite, destinatarii identificaţi, scrisorile printate, etichetate şi distribuite.

Asemenea abordări sunt acum considerate învechite din punct de vedere tehnic şi operaţional. Au fost înlocuite de soluţiile de mailroom digital - o nouă generaţie de servicii şi tehnologie care combină avantajele legale şi operaţionale ale hârtiei cu sistemele electronice care exploatează de noile beneficii oferite de Internet. La integritatea documentelor oferită de hârtie se adaugă viteza şi posibilităţile multiple de procesarea a documentelor digitale, depăşind provocările afacerilor fragmentate şi crescând gradul de conformitate şi oferind suportul pentru servicii rapide şi de încredere.

Există o presiune crescută din partea pieţei pentru implementarea de noi soluţii pentru clasificarea riscurilor, evaluarea clienţilor, asigurarea plătirii facturilor la momentul potrivit şi evaluarea rapidă a creditelor, iar soluţiile de mailroom digital stau la baza unei noi generaţii de servicii de procesare a clienţilor care permit întreprinderilor să captureze şi să recunoască toate facturile, să colecteze banii şi să stabilească termenele de plată şi discounturile.

La un nivel mai larg, experienţa şi cultura de a folosi sisteme non-umane pentru a asigura siguranţa în industriile foarte reglementate, cum ar fi căile ferate, produsele chimice şi centralele nucleare vor trebui transferate în toate celelalte sectoare. În aceste industrii există o cultură reglementată de a studia pericolele care necesită declanşarea sistemelor de siguranţă şi analizarea surselor de energie care pot provoca accidente, explozii, contaminare şi reacţii adverse. Într-un mod similar, nu ne putem baza pe examinarea ocazională „ad-hoc" a contractelor, chiriilor, termenelor, cecurilor, rapoartelor companiei, variaţiilor bursei de valori si a creditelor. Următoarea generaţie de sisteme va avea nevoie de non-intervenţia umană pentru a examina orice resturi de hârtie, email, contextul şi documentele asociate. În cazul în care apar riscuri care includ corespondenţa recepţionată, soluţiile de mailroom digital vor fi necesare pentru a captura, extrage şi evalua acel risc. Deci, nu este o problemă de a determina „dacă" o organizaţie va avea nevoie de soluţiile de mailroom digital, ci pur şi simplu „când".

Funcţional, ce este o soluţie de mailroom digital?

O soluţie de mailroom digital reprezintă o abordare integrată bazată pe procese care constă din:

  • O infrastructură hardware, software şi de servicii care administrează toate formele de comunicaţie
  • Un utilitar de business, cu cost redus, flexibil, respectând politicile companiei
  • Un mod de reducere a costurilor
  • Un mod de a respecta politicile companiei

Soluţiile de mailroom nu reprezintă acelaşi lucru pentru toată lumea. Ele sunt:

  • Nu doar înlocuirea unei căsuţe poştale cu o adresă de email
  • Nu doar pentru sediul central. Au un impact asupra tuturor interacţiunilor cu clienţii, angajaţii, furnizorii, investitorii şi publicul larg
  • Nu neapărat un exerciţiu de reducere a personalului
  • Nu un impuls tehnologic, dar o serie de îmbunătăţiri ale serviciilor implementate pentru a creşte eficienţa afacerii, scăderea costurilor şi creşterea flexibilităţii

Componentele unei soluţii de mailroom digital

Documentele intră în companie sub diverse forme: emailuri, faxuri, formulare web, hârtii. Documentele pot fi nesortate şi pot avea structuri diferite. O soluţie de mailroom digital primeşte toate aceste documente, le sortează automat, extrage informaţiile esenţiale şi le interpretează. La ieşire se obţin documente în format electronic, salvate în directoare specifice fiecărui tip de document, gata pentru a fi folosite în sistemele informatice ale companiei.

Prin scanarea documentelor tipărite se obţin imagini digitale ale acestora. Imaginile scanate trec în primă fază printr-un proces automat de filtrare pentru a creşte calitatea imaginilor obţinute, după care urmează sortarea.



Sortarea se face manual pentru documentele cu informaţii critice pentru afacere, iar pentru celelalte documente se aplică un proces de clasificare automată, cu auto-învăţare. Software-ul verifică tiparul şi informaţiile din document pentru a face o clasificare exactă şi o grupare a documentelor. Apoi se face inspectarea manuală a documentelor pentru a elimina orice nesiguranţă apărută în procesul automat de separare, clasificare şi grupare. În faza următoare câmpurile configurate pentru extragere sunt localizate interpretate şi validate. Ca un ultim pas înainte de livrarea documentelor în directoarele specifice fiecărui tip de document, se face o verificare a câmpurilor extrase, pentru cele care necesită corectare sau confirmare.

Intervenţia operatorului uman este necesară doar în trei faze ale fluxului de lucru:

  • Scanarea
  • Separarea, clasificarea şi gruparea manuală a documentelor
  • Verificarea  şi corectarea câmpurilor extrase

Într-un sistem bine proiectat şi configurat ultimele două faze pot fi reduse la minimum şi, în absenţa excepţiilor, chiar eliminate.

Domenii de aplicabilitate

Corespondenţa nu este aceeaşi peste tot. În sectorul guvernamental, intră sub incidenţa legislaţiei privind libertatea de informare. În sectorul financiar, se adaugă la informaţiile despre client şi de aceea se supune reglementărilor din domeniu cum ar fi MiFID, care cere evaluarea capacităţii clientului de a înţelege produsul înainte de a-i fi oferit. În retail, există o comandă, timp de aprovizionare şi livrare. În producţie, are un impact direct asupra lanţului de aprovizionare şi asupra proceselor de producţie din locaţii multiple. În cercetarea medicală, poate determina pornirea sau oprirea testării unui medicament sau a unui proiect. Pentru organizaţiile non-guvernamentale caritabile din zonele de război poate însemna: „nu călători pe acel drum, este minat". Pentru companiile aeriene şi alte companii de transport, soluţiile de mailroom digital pot contribui la un răspuns rapid la reclamaţiile clienţilor, recuperarea banilor pe bilete şi recrutarea de personal.

Fiecare corespondenţă se adaugă la baza de cunoştinţe a companiei dar aşa cum spunea un angajat al Hewlett Packard: „De ar şti HP ceea ce ştie HP!". Pe scurt, corespondenţa primită este punctul de pornire al managementului informaţiilor oricărei organizaţii.

Potenţiale capcane

  • O singură dimensiune nu se potriveşte tuturor. Deşi majoritatea organizaţiilor acceptă şi procesează poşta în mod clasic, o atenţie deosebită trebuie acordată în departamentele juridic, resurse umane, contabilitate, pentru a proba fraudele şi pentru a păstra confidenţialitatea corespondenţei. Acest lucru este valabil pentru sisteme distribuite mai mici, operate de personal instruit care poate exploata şi restul infrastructurii de mailroom digital. Aşteptaţi-vă la cazuri speciale care doresc să-şi păstreze rolul, ierarhia şi statutul în cadrul organizaţiei, dar nu-i lăsaţi să rămână la vechile obiceiuri.
  • Evitaţi Big Bang-ul. Porniţi cu ceea ce puteţi controla, implicaţii pe cei afectaţi, apoi extindeţi şi invitaţi şi pe alţii să participe.
  • Evitaţi să nu faceţi nimic. Pretexte pentru a evita implementarea unor soluţii noi se pot găsi oricând.
  • „Nu este treaba mea ..." Soluţiile de mailroom digital implică departamentele IT, Secretariat, Conformitate, Resurse umane, Juridic şi Conducerea. Necesită o echipă multifuncţională, hotărâtă să contribuie la succesul implementării soluţiei.
  • „S-a mai încercat, nu funcţionează ...", dar nu utilizând tehnologiile cu funcţionalitate dovedită, din zilele noastre, abordările cu servicii partajate şi externalizarea serviciilor acolo unde este cazul.
  • „Acum nu este momentul potrivit ..." Dacă oportunitatea de a asigura conformitatea, de a reduce costurile şi de a îmbunătăţi serviciile oferite clienţilor, în actualul climat economic nu este suficient de irezistibil, trebuie să vă întrebaţi când va fi momentul potrivit. Nu ne putem permite să aşteptăm să supravieţuim şi nici să ignorăm reglementările.
  • „Primului Ministru / CEO nu i-ar plăcea ..." În contextul actual al altor cerinţe asupra unui capital de criză al companiei, soluţiile de mailroom digital sunt unele dintre puţinele iniţiative care necesită cheltuieli de capital puţine sau deloc, totuşi crescând eficienţa organizaţiei în zonele care afectează clienţii. Sigur că facilităţile, avantajele şi beneficiile trebuie clarificate, dar a face mai mult cu mai puţin este sigur un deziderat al CEO.

Recomandare

Soluţiile de mailroom digital nu înseamnă doar captarea şi scanarea poştei primite de organizaţie. Nu are rost să scanaţi poşta primită, clasificând automat milioane de emailuri şi sortând dezordinea de faxuri, EDI şi formulare web, dacă nu le puteţi exploata prin procese care să vă ofere acces rapid şi auditabil la corespondenţa cu clienţii.

Soluţiile de mailroom digital nu sunt sfârşitul, ci începutul unei oportunităţi de a aplica rigoare proceselor de aprovizionare, dezvoltării produselor şi oferirea unor imagini 3600 asupra clienţilor. Ele reprezintă cheia descătuşării unor noi nivele de valoare.

Leader de piaţă pentru soluţii de automatizare a procesului de colectare a informaţiilor din documente, cu peste 4500 de clienţi în întreaga lume, compania ReadSoft este din 2006 partenerul Tryamm în oferirea unor soluţii profesionale, optimizate pentru productivitate.

Pentru informaţii suplimentare vizitaţi pagina ReadSoft.