Procesarea automată a formularelor tipizate

• Introducere
• Cum funcţionează
• Ce face diferenţa
• Recomandare

Introducere

Procesarea automată a formularelor este esenţială pentru companiile care prelucrează volume mari de documente tipizate. Cu procesarea automată a formularelor, costurile scad iar viteza creşte. Pe lângă acestea, procesarea automată a documentelor tipizate creşte calitatea activităţii de procesare. Documentele pot fi atât electronice (fax, email, web), dar şi hârtie completată de mână sau tipărită.

Tehnicile folosite la procesarea automată a formularelor se numesc ICR (Intelligent Character Recognition), OCR (Optical Character Recognition) şi OMR (Optical Mark Recognition). Dacă formularul este pe hârtie, este necesară scanarea, prin care se generează o imagine electronică (Document Imaging), din care se extrag apoi informaţiile. Informaţiile extrase trec printr-un proces automat de interpretare şi validare, iar în faza finală sunt transferate către sistemul informatic al companiei.

Cum funcţionează

O soluţie de procesare automată a formularelor este în general o soluţie modulară, având următoarele componente:

• Manager: unde se definesc formularele şi câmpurile din care trebuie extrasă informaţia
• Scanare: staţiile care realizează conversia documentelor din hârtie în imagini electronice
• Interpretare: staţiile care analizează imaginile documentelor, le interpretează, extrag informaţia şi o validează
• Verificare: staţiile pe care operatorii umani verifică informaţiile procesate, când este necesar
• Transfer: staţia care transferă informaţiile extrase din formulare în sistemul informatic al companiei

O schemă generică a unui sistem de procesare automată a documentelor tipizate arată astfel:



În aplicaţiile mai simple, o parte din module sau chiar toate pot fi găzduite de o singură staţie de lucru.

Ce face diferenţa

Pe piaţă există numeroase soluţii de procesare automată a documentelor tipizate, unele cu adresabilitate generală, care fac o simplă recunoaştere OCR a textului din documente, iar altele specializate pe domenii de aplicabilitate specifice, cum ar fi procesarea automată a facturilor, în care există un număr variabil de câmpuri care trebuie recunoscute, câmpuri a căror localizare în document diferă de la un tipar la altul. Ceea ce diferenţiază aceste soluţii, dictând calitatea rezultatului final, viteza de lucru, uşurinţa în utilizare, elemente care se reflectă şi în costul final al soluţiei, sunt diversele optimizări implementate de producător. Printre acestea putem enumera:

• Modul de identificarea exactă a tiparului formularului, în cazul în care poate lucra cu mai multe tipare predefinite
• Îndreptarea paginilor scanate oblic
• Filtrarea imaginilor electronice ale documentelor, procesarea culorilor şi înlăturarea fundalului, păstrând informaţia relevantă
• Captarea documentelor din mai multe surse: hârtie, fax, email, web
• Algoritmi de interpretare a formularelor cu viteză adaptată volumului de documente ce trebuie procesate
• Recunoaşterea caracterelor scrise de mână, codurilor de bară şi marcajelor speciale cum ar fi bife şi încercuiri.
• Lucrul cu diverse seturi de caractere şi optimizări bazate pe specificul geografic de scriere de mână
• Verificarea rapidă a caracterelor şi identificarea celor interpretate eronat
• Validarea rezultatelor folosind reguli matematice sau alfabetice, intervale predefinite de valori sau valori extrase dintr-o bază de date
• Comunicarea cu diverse baze de date şi integrarea cu sistemele informatice pentru exportul datelor

Recomandare

Puteţi achiziţiona o soluţie software pentru procesarea automată a formularelor sau puteţi opta pentru externalizarea acestui serviciu. Tryamm vă poate oferi consultanţă în alegerea soluţiei potrivite şi vă oferă suportul competent, prin personal calificat, instruit special pentru această gamă de produse software.

O soluţie scalabilă, care înglobează toate facilităţile menţionate anterior şi multe altele este ReadSoft DOCUMENTS for Forms.