ReadSoft DOCUMENTS for Forms – O soluþie completã de procesare a documentelor tipizate

• Introducere
• Captarea tuturor documentelor tipizate, indiferent de format ºi mediu
• Înþelegerea formularelor dumneavoastrã, pentru sortarea automatã, extragerea informaþiilor ºi validare
• Administrarea fluxului de formulare pentru productivitate maximã ºi un minim de confuzie
• Integrarea perfectã cu gama de aplicaþii de business
• Aria de aplicabilitate a procesãrii automate
• Servicii dedicate, instalare rapidã ºi funcþionare pe care te poþi bizui
• Configuraþia de sistem recomandatã
• Mai multe informaþii

Introducere

ReadSoft Documents for Forms este o soluþie completã de procesare automatã a formularelor ºi a documentelor tipizate în general, adaptabilã oricãrui volum de lucru, de la soluþii compacte pe un singur computer, pânã la centre de procesare care implicã mai multe staþii de scanare ºi de validare a datelor care lucreazã în paralel, în reþea. ReadSoft Documents for Forms este software-ul ales de multe þãri din Europa ºi din întreaga lume pentru procesarea formularelor completate la recensãmântul populaþiei. Uºor de configurat ºi utilizat, cu o interfaþa prietenoasã, ReadSoft Documents for Forms permite utilizatorilor sã se acomodeze ºi sã lucreze cu programul în foarte scurt timp. Poate manipula toate formatele de documente: digitale, scrise de mânã sau printate. Doar deschideþi un formular gol, definiþi câmpurile pe care doriþi sã le capturaþi ºi sunteþi în producþie!

ReadSoft DOCUMENTS for Forms este remarcabil când trebuie sã procesaþi formulare color. Culoarea este purtãtoare de informaþii ºi face ca formularele sã fie mai uºor de înþeles ºi de completat de cãtre respondenþi.

În timpul procesului de extragere a informaþiilor din formulare, software-ul oferã diverse moduri de a interacþiona cu aplicaþiile afacerii dumneavoastrã, de exemplu pentru a verifica adrese, pentru a furniza informaþii despre produse, actualizarea stocurilor, rezervãri, sau pentru a face calcule statistice. Procesul va furniza imagini ale formularelor pentru sistemul de arhivare ºi puteþi opta pentru arhivarea imediatã sau arhivarea dupã verificare.

Nu existã limitã maximã sau minimã pentru numãrul de formulare pe care le puteþi procesa. Puteþi merge de la un singur computer la o soluþie completã în reþea cu un server central ºi oricâte staþii de lucru. Puteþi oricând adãuga integrare, fluxuri de lucru, monitorizarea proceselor, arhivarea ºi alte funcþionalitãþi la cerere, ulterior. ReadSoft DOCUMENTS for Forms este un sistem deschis, folosind o arhitecturã cu plug-in-uri, pentru o integrare uºoarã ºi dezvoltarea rapidã a unor noi funcþionalitãþi.

Captarea tuturor documentelor tipizate, indiferent de format ºi mediu

 Majoritatea documentelor tipizate sunt completate încã pe hârtie, iar ReadSoft DOCUMENTS for Forms beneficiazã de un puternic control al scanner-ului, unic în modul de identificare, îndreptare, înlãturarea fundalului, procesarea culorilor, controlul calitãþii ºi imprimarea andosatã (ºtampilarea paginilor scanate).

Deoarece calitatea imaginilor poate varia foarte mult, ReadSoft DOCUMENTS for Forms include multe tipuri de filtre: background filtering, advanced image filtering, adaptive filtering. Filtrele pot fi folosite în orice combinaþie ºi pot contribui semnificativ la îmbunãtãþirea informaþiilor extrase.

Utilizarea culorii îmbunãtãþeºte aspectul vizual al documentelor, iar manipularea culorii, interpretarea ºi filtrarea contribuie la creºterea performanþelor de procesare. Spre exemplu, se pot elimina anumite culori de fundal ºi se pot accentua culorile din prim-plan, pentru a îmbunãtãþi izolarea caracterelor, ce se traduce prin rate mai bune de interpretare.

Pe lângã acestea, software-ul poate capta automat ataºamentele din email introducându-le în proces, împreunã cu alte informaþii ca expeditor sau persoana cãreia îi este adresat. Puteþi face scanarea la distanþã trimiþându-le cãtre centrul de procesare prin email, prin reþea sau folosind transferul de fiºiere în Internet. Pentru un numãr mai mic de documente, faxul poate fi considerat ca alternativã la scanarea la distanþã, prin interceptarea lor ºi rutarea cãtre fluxul universal de intrare ReadSoft DOCUMENTS for Forms.

Dacã sunteþi mereu pe drum, Pixului Digital (Digital Pen) poate oferi soluþia perfectã de captare a datelor, fie cã folosiþi o reþea localã, conexiune Internet sau Bluetooth prin telefonul mobil.

Puteþi publica automat cereri de informaþii (cum ar fi sondaje, chestionare, formulare de comandã) pe web. ReadSoft DOCUMENTS for Forms converteºte specificaþiile documentului în formulare web (incluzând regulile de validare). Respondenþii le completeazã iar software-ul extrage informaþiile introducându-le în fluxul normal de lucru. Documentele XML sunt convertite într-un format standard pentru a asigura rezultate corecte.

Înþelegerea formularelor dumneavoastrã, pentru sortarea automatã, extragerea informaþiilor ºi validare

Intrãrile sunt sortate automat astfel încât fiecare tip de formular tipizat este introdus în coada corespunzãtoare pentru o procesare corectã. Doar introduceþi în scanner formularele pe care le primiþi ºi ReadSoft DOCUMENTS for Forms se ocupã de restul.

Forma caracterelor scrise de mânã, precum ºi utilizarea caracterelor speciale, poate varia semnificativ între regiuni ºi limbi diferite. Pentru a face faþã, ReadSoft DOCUMENTS for Forms include mai multe seturi de caractere localizate. Puteþi chiar aplica seturi diferite de caractere la formulare diferite.

 Bazându-se pe experienþa acumulatã într-un deceniu ºi jumãtate, ReadSoft DOCUMENTS for Forms este bine echipat pentru a extrage informaþia din orice tip de scris de maºinã. ªi interpretarea scrisului de mânã este atât de sofisticatã încât literele de tipar nu trebuie sã fie scrise cu mai multã atenþie decât de obicei ºi nici nu este necesar un spaþiu suplimentar între acestea. Interpretarea superioarã este rezultatul ultimelor tehnologii de inteligenþã artificialã, incluzând analiza caracteristicilor, reþele neuronale, logica fuzzy, maºina de învãþare ºi tabele trigram.

Codurile de bare sunt un mod sigur de reprezentare a informaþiilor ºi, desigur, ReadSoft înþelege toate tipurile principale de coduri de bare utilizate în prezent.

Casetele de selectare (checkbox) ºi câmpurile de încercuire au fost specialitatea ReadSoft de la început. Nu existã nici un mod mai sigur de a transmite informaþii printr-un formular, mai ales printr-unul destinat procesãrii automate.

Captarea automatã a informaþiilor este mai mult decât doar interpretarea figurilor, caracterelor, codurilor de barã ºi a casetelor de selectare. Numele într-un sistem de plãþi, de exemplu, poate fi verificat într-o bazã de date cu angajaþii. Adresele pot fi validate cãutând într-o bazã de date cu adrese posibile. Preþurile completate manual pe un formular de comandã pot fi verificate ºi sumele recalculate. O mare varietate de baze de date, dicþionare, intervale de valori ºi alte instrumente de validare pot fi utilizate pentru a asigura cel mai înalt nivel de acurateþe. Când datele pot fi confirmate automat formularul poate sãri faza de verificare.

Administrarea fluxului de formulare pentru o productivitate maximã ºi un minim de confuzie

Verificãrile sunt efectuate rapid ºi simplu. Toþi paºi de validare predefiniþi sunt executaþi pe mãsurã ce informaþia este extrasã, asigurând rezultate de cea mai bunã calitate. De aceea, documentele sunt în cea mai mare parte deja confirmate. Cele care necesitã inspectare pot fi validate la o ratã de 100.000 de caractere pe orã. În plus orice modificãri pe care le faceþi sunt instantaneu revalidate. Datoritã tehnologiei superioare ReadSoft, documentele dumneavoastrã sunt identificate, interpretate ºi validate cu o vitezã ºi precizie fãrã rival.

Nu este necesar sã aveþi toþi operatorii în acelaºi birou. Verificarea se poate face foarte rapid prin Internet, în siguranþã.

Procesul de arhivare vã oferã acces imediat la orice document intrat în ReadSoft DOCUMENTS for Forms, la orice orã ºi de pe orice staþie de lucru, printr-o interfaþã web uºor de utilizat. Toate documentele sunt adunate într-o singurã bazã de date, indiferent de unde provin. Ele pot fi curãþate automat sau mutate într-o arhivã pe termen lung, atunci când accesul imediat nu mai este necesar.

Capabilitãþile extinse de monitorizare vã permit sã urmãriþi ceea ce se întâmplã în proces, vã furnizeazã rapoarte ºi statistici despre documente ºi datele procesate ºi vã permit sã mãsuraþi performanþele operatorilor, grupurilor ºi a sistemului însuºi. Un instrument util pentru control, planificare ºi analizã.

 Anumite documente, cum ar fi comenzile, cererile de credit ºi cererile de rambursare a cheltuielilor de cãlãtorie, necesitã inspectare ºi aprobare înainte de procesarea ulterioarã. Pentru aceste cazuri ReadSoft DOCUMENTS for Forms oferã un flux de lucru bazat pe interfaþã web pentru formulare.

Avantajele sunt numeroase:

• Aveþi suport inclus în proces, cu validare ºi control automat, timp mai scurt de circulaþie ºi acces imediat la informaþie.
• Aveþi o evidenþã clarã a fluxului de formulare la fiecare pas.
• Puteþi cãuta uºor orice formular folosind aproape orice criterii.
• Puteþi oferi nivele mai ridicate de servicii atât interne cât ºi externe.

Integrarea perfectã cu gama de aplicaþii de business

Puteþi configura uºor ieºirile, folosind setãrile din meniuri, pentru a adapta informaþia la cerinþele bazelor de date sau ale aplicaþiilor dumneavoastrã. ReadSoft DOCUMENTS for Forms lucreazã foarte bine cu sistemele care necesitã arhivarea electronicã, deoarece imaginile sunt de asemenea exportate. Toate informaþiile relevante sunt transferate în sistemul de arhivare, pentru a simplifica mentenanþa indecºilor de cãutare corespunzãtori.

Puteþi adãuga funcþionalitãþi suplimentare ºi puteþi integra ReadSoft DOCUMENTS for Forms cu orice sistem extern, de exemplu pentru statistici, generarea de comenzi, actualizarea inventarului sau a dosarelor de personal. Puteþi adãuga casete de dialog ºi validarea folosind baze de date. Indiferent de cerinþele dumneavoastrã prezente sau viitoare, ReadSoft DOCUMENTS for Forms are flexibilitatea ºi accesibilitatea pentru a le satisface.

Aria de aplicabilitate a procesãrii automate

Servicii dedicate, instalare rapidã ºi funcþionare pe care te poþi bizui

O soluþie de procesare automatã a formularelor ar trebui sã fie chiar asta - o soluþie bine adaptatã la cerinþele ºi necesitãþile business-ului dumneavoastrã, având totul inclus pentru funcþionare, ºi care sã conducã la economii cât mai rapid posibil. De aceea începem prin analizarea situaþiei curente din toate unghiurile relevante. Acesta este singurul mod prin care ambii parteneri pot fi siguri cã ceea ce oferim este o soluþie completã, cea mai potrivitã pentru automatizarea procesãrii formularelor dumneavoastrã.

În afara recomandãrilor software ºi hardware, oferta noastrã va include suport pentru instalare, instruirea operatorilor ºi o propunere de contract de service. Iar atunci când va fi nevoie, gama noastrã de servicii profesionale vã poate oferi mult mai mult. Înþelegem cã soluþiile de procesare automatã a formularelor sunt vitale pentru afacerea dumneavoastrã ºi ne focalizãm pe  oferirea unui suport tehnic extins, cu personal dedicat, al cãrui scop este sã menþinã funcþionarea neîntreruptã a soluþiei dumneavoastrã. Oferim mai multe nivele de suport, de la cel de bazã pânã la servicii individualizate care vã garanteazã disponibilitate mai mare ºi timp de rãspuns mai scurt. Indiferent de nivelul de suport pe care îl alegeþi, veþi beneficia de accesul local la experþii ReadSoft ºi vã puteþi simþi în siguranþã ºtiind cã echipa noastrã este acolo pentru a vã ajuta.

Configuraþia de sistem recomandatã

• Pentium 2,8GHz
• 256mb RAM
• Monitor color SVGA cu rezoluþia 1024 x 768
• 40Gb spaþiu disponibil pe disc
• Mouse, CD-ROM
• Microsoft® Windows^TM XP, Vista sau 2003 (pentru server sau modulele Interpret ºi Transfer)
• Microsoft® SQL Server 2005 Standard, Enterprise, Express

Mai multe informaþii

• Broºura ReadSoft DOCUMENTS for Forms (EN)
• Prezentarea ReadSoft DOCUMENTS for Forms(RO)
• Prezentarea PowerPoint a gamei de soluþii ReadSoft DOCUMENTS (RO)
• Broºura de prezentare a Companiei ReadSoft (EN)

Contactaþi-ne pentru a primi un kit de evaluare.