ReadSoft DOCUMENTS for Mailrooms

ReadSoft DOCUMENTS for Mailrooms - O soluție completă pentru sortarea și indexarea documentelor

Introducere

ReadSoft Documents for Mailrooms este un portal unic pentru toate documentele de intrare, fie că sosesc în formă electronică sau pe hârtie. Software-ul sortează automat documentele și le clasifică, asigurându-vă de distribuirea corectă a fiecăruia. Prin digitizarea documentelor puteți regăsi rapid toată corespondența primită, crescând eficiența afacerii. Accesul rapid la rapoarte și audit vă oferă un control sporit asupra fluxului de informații. În plus, integrarea cu aplicațiile de management, baze de date și sisteme de arhivare măresc productivitatea sistemelor IT.

Compania dumneavoastră primește o mulțime de documente în fiecare zi. Sortarea și pregătirea cererilor, contractelor, solicitărilor, facturilor, formularelor de credit și a ordinelor necesită mult timp și resurse, în cazul în care se face manual. Deci, de ce nu ați lăsa calculatoarele să se ocupe de sortare documentelor dumneavoastră?

ReadSoft DOCUMENTS automatizează activitatea plicticoasă de sortare și indexare a documentelor. Trebuie doar să adunați toate documentele primite (electronice sau pe hârtie) și să lăsați software-ul să facă restul.

Clasificarea și indexarea automată înseamnă o administrare mai eficientă a întreprinderii, ducând la timp de procesare mai rapid și la scăderea costurilor.

Am nevoie de o soluție de mailroom digital?

Înainte de a considera achiziționarea unei soluții de mailroom digital, răspundeți la următoarele întrebări:

  • Câte documente primiți în fiecare zi?
  • Sunt documentele critice din punct de vedere al afacerii, manipulate în cel mai rapid și mai eficient mod posibil?
  • Cât timp pierde organizația dumneavoastră cu sortarea și pregătirea documentelor primite?
  • Cât timp pierde organizația dumneavoastră pentru a căuta documente?
  • Este procesarea documentelor dumneavoastră conformă cu  Legea Sarbanes-Oxley (SOX)?

Prezentare

ReadSoft DOCUMENTS poate fi privit ca o pâlnie pentru toate documentele de intrare. Indiferent cu sosesc (hârtie, fax, email, PDF, etc.), documentele sunt încorporate în fluxul de lucru. Software-ul citește documentul asemănător oamenilor, recunoscând scrisul de mână și cel tipărit, în orice combinație.

Caută identificatori ca sigle, cuvinte cheie, combinații de cuvinte, așezarea textului în pagină, dar, spre deosebire de oameni, poate folosi și codurile de bare pentru a determina ce fel de document este și din ce grup face parte. Este dotat cu un modul de autoînvățare pentru clasificarea automată a documentelor, tot ce trebuie este să-i furnizați câte un set de documente din fiecare tip. Software-ul poate grupa documentele în grupuri logice, de exemplu toate documentele care aparțin unui anumit caz. Dacă sistemul este nesigur asupra unui document, utilizatorul este notificat și poate ușor alege tipul documentului.

După clasificarea documentelor, modulul de indexare începe extragerea informațiilor cheie din documente și o introduce în sistemul de business împreună cu documentele. Astfel persoanei care se ocupă de un caz i se furnizează toate informațiile cheie în format electronic. Informațiile extrase sunt complet indexate, permițând accesul ușor la documente în orice moment.

Platforma software ReadSoft DOCUMENTS asigură un management eficient al utilizatorilor, permițându-vă să specificați care utilizatori trebuie să execute anumite activități. Facilitățile de management al producției vă permit să cunoașteți în orice moment unde se află documentele în sistem. Aveți la dispoziție o urmă completă de auditare, care vă ajută să fiți în conformitate cu Legea Sarbanes-Oxley (SOX).

După ce documentele au fost procesate, puteți alege unul dintre multiplele formate de ieșire sau integrarea ReadSoft DOCUMENTS cu aproape orice sistem de business sau de arhivare.

Servicii dedicate, instalare rapidă și funcționare pe care te poți bizui

O soluție de mailroom digital ar trebui să fie chiar asta - o soluție bine adaptată la cerințele și necesitățile business-ului dumneavoastră, având totul inclus pentru funcționare, și care să conducă la economii cât mai rapid posibil. De aceea începem prin analizarea situației curente din toate unghiurile relevante. Acesta este singurul mod prin care ambii parteneri pot fi siguri că ceea ce oferim este o soluție completă, cea mai potrivită pentru automatizarea sortării și indexării dumneavoastră.

În afara recomandărilor software și hardware, oferta noastră va include suport pentru instalare, instruirea operatorilor și o propunere de contract de service. Iar atunci când va fi nevoie, gama noastră de servicii profesionale vă poate oferi mult mai mult. Înțelegem că soluțiile de procesare automată a formularelor sunt vitale pentru afacerea dumneavoastră și ne focalizăm pe  oferirea unui suport tehnic extins, cu personal dedicat, al cărui scop este să mențină funcționarea neîntreruptă a soluției dumneavoastră. Oferim mai multe nivele de suport, de la cel de bază până la servicii individualizate care vă garantează disponibilitate mai mare și timp de răspuns mai scurt. Indiferent de nivelul de suport pe care îl alegeți, veți beneficia de accesul local la experții ReadSoft și vă puteți simți în siguranță știind că echipa noastră este acolo pentru a vă ajuta.


Configurația de sistem recomandată

  • Pentium 3GHz
  • 2GB RAM
  • Monitor color SVGA cu rezoluția 1600 x 1200
  • 700Mb spațiu disponibil pe disc
  • Mouse, CD-ROM
  • Microsoft® WindowsTM XP, Vista, 2003 sau 2008
  • Microsoft® SQL Server 2005 sau 2008

Mai multe informații

Contactați-ne pentru a primi un kit de evaluare.