Servicii de administrare a documentelor: cum îți poți transforma fluxurile de lucru cu automatizare și AI

Documentele sunt parte integrantă a activității unei companii, indiferent de mărime și domeniul de activitate. De la contracte, relații cu clienții, acte de proveniență a materialelor, tranzacții și înregistrări contabile și până la date personale protejate și rezultate ale diverselor proceduri de audit – totul are nevoie de arhivare eficientă, de siguranță și de acces rapid, pentru decizii informate și eficiență organizațională.  Soluțiile moderne, prin servicii de administrare a documentelor, susținute de automatizare și inteligență artificială, schimbă complet regulile jocului, transformând gestionarea informațiilor într-un proces rapid, sigur și scalabil.

De ce să apelezi la servicii de administrare a documentelor

În multe organizații, documentele circulă printr-o combinație de email-uri, foldere partajate și dosare fizice. Rezultatul? Pierderi de timp pentru căutarea informațiilor, aprobări întârziate, lipsă de vizibilitate asupra proceselor și dificultăți în asigurarea conformității legale.

În plus, cerințele actuale – de la munca hibridă și mobilă, la necesitatea raportărilor financiare în platforme guvernamentale precum SPV ANAF și eFactura, fac ca sistemele clasice să fie depășite. Automatizarea fluxurilor de lucru și procesarea inteligentă a documentelor cu ajutorul AI oferă atât eficiență, cât și o trasabilitate completă, extrem de importantă în audituri și în gestionarea datelor sensibile.

Funcționalitățile platformei DocuWare prin servicii de administrare a documentelor de la Tryamm

Tryamm oferă servicii de administrare a documentelor, acoperind fiecare etapă a implementării: configurare, dezvoltare personalizată, consultanță pentru optimizarea proceselor, onboarding și training pentru echipă. Astfel, companiile beneficiază de un sistem funcțional din prima zi, fără a încărca suplimentar departamentele IT.

Platforma DocuWare, pe care o poți utiliza fie ca soluție SaaS în cloud, fie clasic, în rețeaua IT proprie sau într-un model hibrid, îți aduce un set de funcționalități de ultimă generație:

• Management de documente în cloud sau on-prem, în funcție de nevoile și infrastructura companiei.
• Workflow-uri automate și aprobări digitale, eliminând blocajele din procesele interne.
• Indexare inteligentă cu Machine Learning, reducând erorile de introducere manuală a datelor.
• IDP (Intelligent Document Processing) cu AI, pentru detectarea tipului de document, separarea automată și extragerea datelor relevante.
• Integrare cu platforme de business, pentru o raportare facilă în platformele ANAF, facilitând transferul de date și conformitatea fiscală.
• Arhivare în conformitate cu legislația cu trasabilitate completă, astfel încât fiecare document să fie ușor de găsit și verificat.
• Acces mobil securizat, pentru munca de oriunde și oricând.
• Control granular al accesului, pentru protejarea informațiilor sensibile.

Fie că este implementată în cloud ca serviciu SaaS, local sau într-un model hibrid, soluția se adaptează rapid cerințelor organizației și permite extinderea capacităților odată cu creșterea business-ului.

Ce avantaje ai accesând servicii de administrare a documentelor de la Tryamm

Prin combinarea expertizei Tryamm cu tehnologia DocuWare, companiile obțin un avantaj competitiv clar. Documentele sunt centralizate și organizate inteligent, ceea ce înseamnă că orice informație poate fi găsită în câteva secunde. Procesele de aprobare devin transparente și rapide, eliminând blocajele și întârzierile.

Automatizarea reduce erorile umane, optimizează resursele și oferă echipelor mai mult timp pentru activități cu valoare adăugată. În același timp, arhivarea legală și trasabilitatea completă sprijină conformitatea cu reglementările în vigoare, reducând riscul amenzilor sau litigiilor.

Munca la distanță devine mai ușoară datorită accesului securizat de pe orice dispozitiv, iar raportările pe platforme guvernamentale și integrarea cu aplicații de business asigură o continuitate perfectă a fluxurilor de lucru. În plus, implementarea rapidă, fără investiții mari în infrastructură, face ca soluția să fie accesibilă atât pentru IMM-uri, cât și pentru corporații.

Prin serviciile de administrare a documentelor oferite de Tryamm, susținute de funcționalitățile complete ale platformei DocuWare, companiile își digitalizează procesele, schimbându-și fundamental modul de lucru. Automatizarea, AI-ul și mobilitatea creează premisele pentru decizii mai rapide și pentru o colaborare mai bună în echipă, ducând la o eficiență operațională superioară.

Vrei să știi care este varianta optimă pentru compania ta în utilizarea DocuWare? Poți accesa un pachet personalizat de servicii de administrare a documentelor. Contactează Tryamm și schimbă radical modul în care gestionezi date, informații și raportări esențiale pentru activitatea organizației!